Warum griechische Urkunden für deutsche Behörden übersetzt werden müssen
Wer eine griechische Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Scheidungsentscheidung, ein Schulzeugnis oder einen Strafregisterauszug bei einer deutschen Behörde einreichen möchte, benötigt häufig eine Übersetzung ins Deutsche. Der Grund liegt nicht allein darin, dass der Inhalt verständlich sein muss. Die Behörde muss auch prüfen können, welche Stelle das Dokument ausgestellt hat, ob es sich um eine öffentliche Urkunde handelt und ob Namen, Daten, Stempel sowie rechtliche Hinweise korrekt wiedergegeben sind.Welche Form verlangt wird, hängt vom Verfahren und von der zuständigen Stelle ab. Ein Standesamt kann andere Unterlagen und Nachweise verlangen als eine Ausländerbehörde, eine Hochschule, ein Gericht oder eine Anerkennungsstelle. Deshalb sollte die Übersetzung nicht isoliert beauftragt werden. Zuerst ist zu klären, welches Dokument in welcher Form und von welcher Art Übersetzer akzeptiert wird.
Eine private Übersetzung, eine automatische Übersetzung oder eine selbst angefertigte Übertragung kann für eine erste Orientierung nützlich sein. Sie ersetzt jedoch nicht automatisch eine Übersetzung, die eine deutsche Behörde in einem formellen Verfahren anerkennt. Auch eine notarielle Beglaubigung der Unterschrift ist nicht in jedem Fall dasselbe wie eine beglaubigte Übersetzung durch eine ermächtigte oder öffentlich bestellte Übersetzerin beziehungsweise einen ermächtigten oder öffentlich bestellten Übersetzer.
Welche griechischen Dokumente häufig übersetzt werden
Im deutsch-griechischen Behördenverkehr treten besonders Personenstandsurkunden und Nachweise zur Ausbildung auf. Dazu gehören unter anderem:- Geburtsurkunden und Geburtsbescheinigungen,
- Heiratsurkunden und Bescheinigungen über den Familienstand,
- Scheidungsurteile oder Bescheinigungen über die Auflösung einer Ehe,
- Sterbeurkunden,
- Bescheinigungen über die griechische Staatsangehörigkeit oder den Wohnsitz,
- Führungszeugnisse beziehungsweise Strafregisterauszüge,
- Schulzeugnisse, Hochschulabschlüsse und Leistungsübersichten,
- Arbeitsbescheinigungen, Rentenunterlagen und Versicherungsnachweise,
- Vollmachten, Gerichtsentscheidungen und notarielle Urkunden.
Die Bezeichnung eines Dokuments kann dabei missverständlich sein. Eine griechische Urkunde, die im Alltag als „Geburtsurkunde“ bezeichnet wird, kann je nach Ausstellungsstelle und Verwendungszweck unterschiedliche Angaben enthalten. Für die deutsche Behörde zählt daher nicht nur die Übersetzung des Titels, sondern der vollständige Inhalt einschließlich Randvermerken, Siegeln, Formularfeldern und Beglaubigungsvermerken.
Bei Bildungsnachweisen ist zusätzlich zu unterscheiden zwischen einer reinen Übersetzung und einer formalen Anerkennung oder Bewertung des Abschlusses. Eine Übersetzung sagt, was im griechischen Dokument steht. Sie entscheidet nicht, welchem deutschen Schulabschluss, Hochschulgrad oder Berufsabschluss der Nachweis entspricht. Für diese Einordnung sind die zuständigen Anerkennungsstellen, Hochschulen oder Prüfungsbehörden verantwortlich.
Beglaubigte Übersetzung, Apostille und Legalisation unterscheiden
Die drei Begriffe werden im Alltag häufig miteinander vermischt, bezeichnen aber unterschiedliche Vorgänge. Eine beglaubigte oder bestätigte Übersetzung wird von einer hierzu befugten Übersetzungsperson angefertigt und mit einer Bescheinigung, Unterschrift, einem Stempel oder einer entsprechenden elektronischen Signatur versehen. Damit wird bestätigt, dass die Übersetzung nach bestem Wissen dem vorgelegten Ausgangsdokument entspricht.Eine Apostille bestätigt dagegen in der Regel die Echtheit einer Unterschrift, die Eigenschaft der unterzeichnenden Person und gegebenenfalls die Echtheit eines Siegels oder Stempels auf einer öffentlichen Urkunde. Sie übersetzt den Inhalt nicht und bestätigt auch nicht automatisch dessen sachliche Richtigkeit. Die Apostille wird von einer zuständigen Stelle des Staates angebracht, in dem die Urkunde ausgestellt wurde.
Die Legalisation ist ein anderes Verfahren zur Bestätigung einer ausländischen öffentlichen Urkunde. Ob eine Apostille, eine Legalisation oder gar keine zusätzliche Echtheitsbestätigung erforderlich ist, richtet sich nach internationalen Übereinkommen, europäischem Recht und den Vorgaben der deutschen Stelle. Für bestimmte öffentliche Urkunden innerhalb der Europäischen Union enthält die Verordnung (EU) 2016/1191 Regelungen zur Vereinfachung der Vorlage. Sie betrifft unter anderem Personenstandsurkunden und sieht für bestimmte Dokumente mehrsprachige Formulare vor. Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes griechische Dokument ohne weitere Prüfung und ohne Übersetzung akzeptiert werden muss.
Die maßgebliche Auskunft erteilt die Behörde, bei der das Dokument verwendet werden soll. Eine Übersetzerin oder ein Übersetzer kann auf formale Besonderheiten hinweisen, entscheidet aber nicht anstelle der Behörde, ob eine Apostille oder ein bestimmtes Formular notwendig ist.
So lässt sich der Auftrag Schritt für Schritt vorbereiten
Eine gute Vorbereitung verhindert Rückfragen und unnötige Kosten. Empfehlenswert ist der folgende Ablauf:- Anforderung der Behörde einholen: Die zuständige Stelle sollte gefragt werden, ob das Original, eine beglaubigte Kopie, eine elektronische Fassung oder ein mehrsprachiges Formular benötigt wird. Ebenso wichtig ist die Frage, ob die Übersetzung von einer in Deutschland ermächtigten Person angefertigt sein muss.
- Vollständige Unterlagen sammeln: Der Übersetzung sollten alle Seiten, Rückseiten, Anlagen, Stempel, handschriftlichen Einträge und Beglaubigungen vorgelegt werden. Auch leere Formularfelder können für die Gestaltung und Vollständigkeit relevant sein.
- Lesbare Kopie erstellen: Scans oder Fotos müssen scharf, vollständig und nicht perspektivisch verzerrt sein. Bei besonders sicherheitsrelevanten Dokumenten kann die Übersetzungsperson das Original oder eine beglaubigte Kopie verlangen.
- Namensschreibweise prüfen: Der Name sollte mit dem deutschen Ausweisdokument und den bereits bei der Behörde vorliegenden Unterlagen verglichen werden. Abweichungen zwischen griechischer Schreibweise, lateinischer Umschrift und deutscher Dokumentation müssen sichtbar und nachvollziehbar behandelt werden.
- Kostenvoranschlag und Lieferform klären: Vor Beginn sollte feststehen, ob nach Wortzahl, Zeile, Seite oder Arbeitsaufwand abgerechnet wird. Zu klären sind außerdem Lieferzeit, Versand, Papierform, digitale Datei und mögliche Zusatzkosten für schwer lesbare Einträge.
- Endkontrolle durchführen: Nach Erhalt sollten Namen, Geburtsdaten, Ortsangaben, Dokumentnummern und Randvermerke mit dem griechischen Ausgangsdokument verglichen werden. Sachliche Fehler müssen vor der Einreichung angesprochen werden.
Für die Anfrage genügt eine kurze, präzise Beschreibung: Dokumentart, Ausstellungsstaat, Seitenzahl, Verwendungszweck und Name der deutschen Behörde. Persönliche Daten können bei einer ersten Anfrage teilweise geschwärzt werden, sofern dadurch die Beurteilung des Aufwands nicht beeinträchtigt wird.
Worauf es bei der Übersetzung aus dem Griechischen ankommt
Griechische Urkunden enthalten oft standardisierte Verwaltungsbegriffe, deren deutsche Entsprechung vom Rechtsgebiet abhängt. Eine wörtliche Übertragung kann deshalb zu einem falschen Eindruck führen. Bei einem Familienstandsvermerk, einer gerichtlichen Entscheidung oder einem Hochschulzeugnis muss die Übersetzung die Funktion des Begriffs im Dokument berücksichtigen.Besondere Aufmerksamkeit verdienen folgende Punkte:
- Eigennamen und Umschrift: Griechische Buchstaben werden in deutschen Dokumenten nicht immer nach derselben Umschrift wiedergegeben. Die Übersetzung sollte die Schreibweise des Ausgangsdokuments nachvollziehbar machen und gegebenenfalls auf eine abweichende amtliche Schreibweise hinweisen.
- Datumsangaben: Tag, Monat und Jahr müssen eindeutig übertragen werden. Zahlen, Dokumentnummern und Aktenzeichen dürfen nicht durch eine sprachlich schönere, aber abweichende Darstellung verändert werden.
- Orts- und Behördennamen: Ein historischer oder amtlicher Name kann von einer heute gebräuchlichen deutschen Bezeichnung abweichen. Die Übersetzung darf nicht unbegründet eine andere Verwaltungseinheit einsetzen.
- Stempel und Vermerke: Nicht lesbare Stempel werden nicht einfach weggelassen. In der Übersetzung kann kenntlich gemacht werden, dass ein Eintrag unleserlich ist oder dass es sich um einen Stempel beziehungsweise einen handschriftlichen Vermerk handelt.
- Rechtliche Formulierungen: Ein griechischer Rechtsbegriff besitzt nicht immer ein exakt deckungsgleiches deutsches Gegenstück. In solchen Fällen sind eine funktionale Übersetzung und eine erläuternde Kennzeichnung oft besser als eine scheinbar präzise, aber missverständliche Übertragung.
Bei Urkunden mit mehreren Seiten sollte die Übersetzung erkennen lassen, welche Passage zu welcher Seite des Originals gehört. Dadurch kann die Behörde die Angaben kontrollieren, ohne den Zusammenhang zu verlieren.
Auswahl einer geeigneten Übersetzungsperson
Für ein formelles Verfahren ist entscheidend, welche Qualifikation und Befugnis die zuständige deutsche Stelle verlangt. In Deutschland unterscheiden sich die Bezeichnungen je nach Landesrecht und Anwendungsbereich, etwa „öffentlich bestellt“, „allgemein beeidigt“ oder „ermächtigt“. Maßgeblich ist nicht die Berufsbezeichnung allein, sondern die Anerkennung für Übersetzungen, die bei Behörden oder Gerichten vorgelegt werden sollen.Eine Orientierung bietet die vom Justizportal des Bundes und der Länder geführte Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank. Dort lassen sich Angaben zu Sprache, Qualifikation und gerichtlicher beziehungsweise behördlicher Befugnis prüfen. Die Datenbank ersetzt nicht die Rückfrage bei der konkreten Behörde, kann aber helfen, die Suche auf passende Einträge zu begrenzen.
Vor der Beauftragung sind diese Fragen sinnvoll:
- Ist die Person für die Übersetzung aus dem Griechischen ins Deutsche ermächtigt oder öffentlich bestellt?
- Wird die fertige Übersetzung mit der für das Verfahren erforderlichen Bestätigung geliefert?
- Werden auch Stempel, handschriftliche Vermerke und Anlagen übertragen?
- Kann die Übersetzung auf Grundlage eines Scans begonnen werden, und muss das Original später vorgelegt werden?
- Wie werden Rückfragen der Behörde nach der Abgabe behandelt?
Eine fachkundige Übersetzungsperson sollte keine inhaltliche Änderung am Ausgangsdokument vornehmen. Wenn das griechische Dokument einen Widerspruch, einen Schreibfehler oder eine ungewöhnliche Angabe enthält, gehört dieser Umstand grundsätzlich in eine Rückfrage oder einen kenntlich gemachten Hinweis, nicht in eine eigenmächtige Korrektur.
Kosten, Bearbeitungszeit und Datenschutz realistisch einschätzen
Die Kosten einer Urkundenübersetzung hängen vom Umfang und vom Aufwand ab. Einfluss haben unter anderem die Zahl der Seiten, die Lesbarkeit, die Dichte des Textes, Tabellen, Stempel, handschriftliche Einträge, zusätzliche Kopien und der gewünschte Liefertermin. Eine einzelne Formularseite kann daher einen anderen Arbeitsaufwand verursachen als eine gleich große Seite mit fortlaufendem Text.Eine verlässliche Kalkulation ist erst möglich, wenn die vollständigen Unterlagen oder zumindest gut lesbare Scans vorliegen. Ein schriftliches Angebot sollte ausweisen, ob die Bestätigung, die Papierausfertigung, der Versand und eventuelle Korrekturschleifen enthalten sind. Eilige Bearbeitung kann gesondert vereinbart werden, ohne dass daraus eine Zusage der Behörde über eine schnellere Sachentscheidung folgt.
Bei personenbezogenen Daten sind sichere Übermittlungswege zu bevorzugen. Geburtsdaten, Adressen, Passnummern und Angaben zu Gerichtsverfahren sollten nicht unnötig an mehrere Stellen versendet werden. Für eine erste Preisfrage können sensible Angaben teilweise verdeckt werden. Vor der eigentlichen Bearbeitung muss die Übersetzungsperson jedoch alle Informationen erhalten, die für eine vollständige und genaue Übersetzung erforderlich sind.
Typische Fehler bei der Einreichung vermeiden
Viele Verzögerungen entstehen nicht durch die Übersetzung selbst, sondern durch fehlende oder unpassende Unterlagen. Häufige Fehler sind:- Die Übersetzung wird beauftragt, bevor die Behörde ihre Anforderungen mitgeteilt hat.
- Nur die Vorderseite einer Urkunde wird übermittelt, obwohl sich auf der Rückseite ein Stempel oder Vermerk befindet.
- Ein mehrsprachiges Formular wird mit einer vollständigen Übersetzung verwechselt, obwohl die Behörde eine bestimmte Form verlangt.
- Eine Schul- oder Hochschulurkunde wird übersetzt, aber die zusätzlich erforderliche Anerkennung nicht beantragt.
- Die Schreibweise des Namens weicht von Pass, Aufenthaltstitel oder bereits eingereichten Unterlagen ab und wird nicht erklärt.
- Eine automatische Übersetzung wird als amtlich verwendbare Fassung eingereicht.
- Das Dokument wird nach der Übersetzung verändert, etwa durch Entfernen von Seiten oder das Ersetzen eines Scans.
Am sinnvollsten ist es, die Übersetzung zusammen mit dem Ausgangsdokument und gegebenenfalls der Apostille in der von der Behörde verlangten Form einzureichen. Eine Kopie für die eigenen Unterlagen hilft, später nachvollziehen zu können, welche Fassung vorgelegt wurde.
FAQ zu griechischen Urkunden und deutschen Behörden
Muss jede griechische Urkunde beglaubigt übersetzt werden?
Nein. Die Anforderungen hängen von Dokumentart, Verfahren und Behörde ab. Für bestimmte öffentliche Urkunden können europäische Regelungen oder mehrsprachige Formulare die Vorlage vereinfachen. Die zuständige deutsche Stelle entscheidet, welche Fassung sie akzeptiert.
Kann eine Übersetzung in Griechenland angefertigt werden?
Das kann möglich sein, wird aber nicht automatisch von jeder deutschen Behörde akzeptiert. Entscheidend ist, ob die Übersetzung den formalen Anforderungen des konkreten deutschen Verfahrens entspricht. Vor der Beauftragung sollte die Behörde ausdrücklich gefragt werden.
Ist eine Apostille dasselbe wie eine beglaubigte Übersetzung?
Nein. Die Apostille betrifft grundsätzlich die Bestätigung bestimmter formaler Merkmale einer öffentlichen Urkunde. Die beglaubigte Übersetzung überträgt den Inhalt in die deutsche Sprache und wird von einer dazu befugten Übersetzungsperson bestätigt.
Was geschieht, wenn der Name im griechischen Dokument anders geschrieben ist?
Die abweichende Schreibweise sollte nicht eigenmächtig verändert werden. Sie sollte mit Ausweisdokumenten und den Vorgaben der Behörde verglichen werden. Die Übersetzung kann die Schreibweise des Originals wiedergeben und erforderliche Hinweise kenntlich machen.
Reicht eine Übersetzung für die Anerkennung eines griechischen Abschlusses?
Eine Übersetzung weist den Inhalt des Abschlussdokuments auf Deutsch aus. Ob der Abschluss einem deutschen Bildungs- oder Berufsabschluss gleichgestellt wird, entscheidet die zuständige Anerkennungs- oder Prüfungsstelle in einem eigenen Verfahren.
