Die Apostille: Wann griechische Dokumente beglaubigt werden müssen

Was eine Apostille rechtlich bestätigt

Wer eine griechische Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Vollmacht, Gerichtsentscheidung oder ein Abschlusszeugnis in Deutschland verwenden möchte, stößt häufig auf den Begriff Apostille. Dabei handelt es sich nicht um eine inhaltliche Prüfung des Dokuments. Die Apostille bestätigt vielmehr, dass die Unterschrift, das Siegel oder der Stempel auf einer öffentlichen Urkunde echt ist und dass die unterzeichnende Person in der angegebenen Funktion handeln durfte.

Die Rechtsgrundlage ist das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Griechenland und Deutschland gehören zu den Vertragsstaaten. Deshalb kann eine griechische öffentliche Urkunde für die Verwendung in Deutschland grundsätzlich mit einer Apostille versehen werden, anstatt ein aufwendiges Legalisationverfahren durch mehrere Stellen zu durchlaufen.

Die Apostille sagt dagegen nicht aus, dass der Inhalt der Urkunde richtig ist, dass eine ausländische Ausbildung in Deutschland anerkannt wird oder dass eine Behörde das Dokument für den konkreten Zweck akzeptieren muss. Diese Fragen werden getrennt geprüft.

Apostille, Beglaubigung und Legalisation unterscheiden

Im Alltag werden mehrere Verfahren miteinander verwechselt. Für die Vorbereitung eines Antrags ist es hilfreich, die Begriffe auseinanderzuhalten:

• Beglaubigte Kopie: Eine zuständige Stelle bestätigt, dass eine Kopie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt. Dadurch wird nicht automatisch die Echtheit der ursprünglichen Unterschrift bestätigt.
• Unterschriftsbeglaubigung: Eine Stelle bestätigt, dass eine bestimmte Person eine Unterschrift geleistet oder anerkannt hat. Dies kann etwa bei Vollmachten eine Rolle spielen.
• Apostille: Eine zuständige Behörde bestätigt die Echtheit der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels auf einer öffentlichen Urkunde für die Verwendung in einem anderen Vertragsstaat des Haager Übereinkommens.
• Legalisation: Hier wird die Echtheit einer ausländischen Urkunde durch die zuständigen Stellen des Zielstaates bestätigt. Dieses Verfahren ist von der Apostille zu unterscheiden und kann erforderlich sein, wenn das Haager Übereinkommen nicht anwendbar ist.

Eine Behörde kann daher zunächst eine beglaubigte Kopie oder eine notarielle Beglaubigung verlangen und anschließend zusätzlich eine Apostille. Welche Form erforderlich ist, hängt von der Urkundenart und vom Zweck der Vorlage ab.

In welchen Fällen griechische Dokumente häufig eine Apostille benötigen

Ob eine Apostille verlangt wird, entscheidet nicht allein das Herkunftsland des Dokuments. Maßgeblich ist vor allem die Stelle, bei der die Urkunde in Deutschland vorgelegt werden soll. Typische Anwendungsfälle sind:

• die Anmeldung oder Vorbereitung einer Eheschließung mit einer deutschen Behörde,
• die Vorlage griechischer Personenstandsurkunden bei Standesämtern oder anderen Behörden,
• Vollmachten und notarielle Urkunden für Rechtsgeschäfte in Deutschland,
• griechische Gerichtsentscheidungen, wenn sie in einem deutschen Verfahren verwendet werden sollen,
• amtliche Nachweise zu Wohnsitz, Familienstand oder Staatsangehörigkeit,
• bestimmte behördliche Bescheinigungen im Zusammenhang mit Aufenthalt, Erbrecht oder Vermögensangelegenheiten.

Bei Bildungsnachweisen ist die Situation differenzierter. Ein griechisches Schulzeugnis, Hochschulzeugnis oder eine Bescheinigung über Studienleistungen kann je nach Verfahren eine Apostille, eine beglaubigte Kopie und eine Übersetzung benötigen. Für die Anerkennung eines Abschlusses gelten jedoch zusätzliche Regeln. Die Apostille ersetzt weder die Zeugnisbewertung noch die Anerkennung einer beruflichen Qualifikation.

Auch bei privaten Dokumenten ist Vorsicht angebracht. Ein privater Vertrag erhält nicht allein deshalb eine Apostille, weil er unterschrieben wurde. Häufig muss zunächst eine notarielle Urkunde oder eine amtlich bestätigte Unterschrift vorliegen. Erst diese öffentliche Form kann anschließend für eine Apostille in Betracht kommen.

Wann eine Apostille möglicherweise nicht erforderlich ist

Zwischen Mitgliedstaaten der Europäischen Union gibt es für bestimmte öffentliche Urkunden Erleichterungen. Die Verordnung (EU) 2016/1191 betrifft unter anderem Urkunden zu Geburt, Tod, Eheschließung, eingetragener Partnerschaft, Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt, Staatsangehörigkeit und Vorstrafenfreiheit. Für die von der Verordnung erfassten Dokumente kann die Apostille zwischen EU-Staaten entfallen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes griechische Dokument ohne weitere Formalitäten in Deutschland verwendet werden kann. Die Verordnung gilt nur für bestimmte öffentliche Urkunden und bestimmte Sachgebiete. Außerdem kann die deutsche Stelle eine Übersetzung verlangen, wenn die Urkunde nicht ausreichend verstanden werden kann. Für manche Dokumente können mehrsprachige Standardformulare als Übersetzungshilfe eingesetzt werden. Ob dies im konkreten Verfahren ausreicht, entscheidet die annehmende Behörde.

Diplome, Hochschulbescheinigungen, Arbeitszeugnisse und zahlreiche notarielle Dokumente fallen nicht automatisch unter diese Erleichterung. Wer eine Apostille vermeiden möchte, sollte deshalb nicht von der Dokumentart auf die Rechtsfolge schließen. Eine schriftliche Auskunft der zuständigen deutschen Stelle ist besonders sinnvoll, wenn Fristen, Gebühren oder ein Visumverfahren betroffen sind.

Welche griechische Stelle die Apostille ausstellt

In Griechenland gibt es keine einzige Apostillenstelle für alle Dokumente. Die Zuständigkeit richtet sich nach der Art der Urkunde und danach, welche Stelle sie ausgestellt hat. Verwaltungsurkunden, gerichtliche Entscheidungen, notarielle Urkunden und Personenstandsdokumente können deshalb unterschiedlichen Verfahren unterliegen.

Für Verwaltungsdokumente kommen je nach Zuständigkeitsbereich regionale oder dezentrale Verwaltungsstellen in Betracht. Bei gerichtlichen oder notariellen Urkunden können Gerichte beziehungsweise andere dafür bestimmte Justizstellen zuständig sein. Die genaue Zuständigkeit kann sich außerdem danach richten, aus welcher Region die Urkunde stammt und ob es sich um ein Original, eine amtlich beglaubigte Abschrift oder eine notarielle Ausfertigung handelt.

Vor dem Gang zur Behörde sollten Antragstellende daher folgende Angaben zusammentragen:

• die genaue Bezeichnung der Urkunde,
• die ausstellende Stelle und den Ausstellungsort,
• das Datum der Ausstellung,
• die Frage, ob ein Original oder eine beglaubigte Abschrift vorliegt,
• den Verwendungszweck in Deutschland,
• die deutsche Stelle, bei der das Dokument eingereicht werden soll.

Die zuständige deutsche Behörde oder die jeweils zuständige griechische Verwaltungsstelle kann anhand dieser Angaben mitteilen, welche Apostillenbehörde zuständig ist. Eine Apostille einer sachlich oder örtlich unzuständigen Stelle kann zurückgewiesen werden.

Der praktische Ablauf von der Urkunde bis zur Einreichung

Ein geordnetes Vorgehen verhindert, dass ein Dokument mehrfach beschafft oder übersetzt werden muss. Der Ablauf kann in mehreren Schritten vorbereitet werden:

1. Anforderungen der deutschen Stelle klären: Zuerst sollte feststehen, welches Dokument verlangt wird, ob ein Original notwendig ist, ob eine aktuelle Ausstellung gefordert wird und ob eine Apostille ausdrücklich genannt wird.
2. Die passende griechische Urkunde beschaffen: Eine einfache Kopie genügt häufig nicht. Zu prüfen ist, ob ein Original, eine amtliche Abschrift oder eine notarielle Ausfertigung benötigt wird.
3. Apostillenstelle bestimmen: Die Urkundenart, der Aussteller und die Region entscheiden über die zuständige Behörde. Die Apostille wird in Griechenland auf dem Dokument angebracht oder mit ihm verbunden.
4. Übersetzungsanforderungen klären: Die Apostille kann selbst Übersetzungsbedarf auslösen. Eine deutsche Behörde kann außerdem eine Übersetzung der gesamten Urkunde verlangen.
5. Form der Übersetzung prüfen: Je nach Verfahren kann eine Übersetzung durch eine in Deutschland allgemein beeidigte oder öffentlich bestellte Übersetzungsperson verlangt werden. Die genaue Vorgabe ist bei der empfangenden Stelle zu erfragen.
6. Unterlagen vollständig einreichen: Neben der Urkunde können Antragsformulare, Ausweiskopien, weitere Nachweise und gegebenenfalls eine beglaubigte Kopie erforderlich sein.

Die Reihenfolge von Apostille und Übersetzung sollte nicht eigenständig verändert werden. Wird zuerst eine Übersetzung angefertigt und danach die Apostille auf dem Original angebracht, muss unter Umständen auch die Apostille noch übersetzt werden. In anderen Verfahren wird eine bereits übersetzte und beglaubigte Fassung verlangt. Entscheidend ist die konkrete Anweisung der deutschen Stelle.

Übersetzung und Apostille bei griechischen Urkunden

Eine Apostille ist kein Ersatz für eine Übersetzung. Sie enthält typischerweise Angaben zur Echtheit der Unterschrift, zur Funktion der unterzeichnenden Person und zur zuständigen Stelle. Diese Angaben können für die deutsche Behörde ebenso relevant sein wie der Inhalt der griechischen Urkunde.

In der Praxis sollten drei Bestandteile unterschieden werden:

Stempel, handschriftliche Vermerke, Randnotizen und die Apostille selbst sollten bei der Übersetzung nicht übergangen werden. Gerade bei Personenstandsurkunden können kleine Abweichungen bei Namen, Geburtsorten oder Datumsangaben Rückfragen verursachen. Die Schreibweise des Namens sollte mit dem Ausweisdokument und den übrigen Unterlagen verglichen werden.

Apostille ist nicht gleich Anerkennung

Ein zentraler Unterschied betrifft ausländische Bildungs- und Berufsqualifikationen. Die Apostille bestätigt die formale Echtheit einer Urkunde. Sie beantwortet nicht die Frage, welchem deutschen Schulabschluss, Hochschulabschluss oder Berufsabschluss sie entspricht.

Für eine Bewerbung kann ein Bildungsträger eine beglaubigte Kopie und eine Übersetzung verlangen. Für ein reguliertes Berufsfeld kann zusätzlich ein Anerkennungsverfahren bei der dafür zuständigen Stelle erforderlich sein. Bei einem Hochschulabschluss kann eine Zeugnisbewertung oder eine fachliche Prüfung vorgesehen sein. Welche Stelle zuständig ist, hängt unter anderem vom Abschluss, vom Beruf und vom angestrebten Zweck ab.

Ein Beispiel macht den Unterschied deutlich: Eine griechische Bescheinigung über einen Studienabschluss kann mit einer Apostille versehen werden. Damit ist die Echtheit der ausstellenden Unterschrift bestätigt. Ob dieser Abschluss für die Bewerbung auf einen bestimmten Arbeitsplatz genügt, ob eine deutsche Vergleichbarkeit festgestellt wird oder ob zusätzliche Nachweise erforderlich sind, wird in einem getrennten Verfahren beurteilt.

Auch eine Apostille auf einer Geburtsurkunde bestätigt nicht automatisch, dass alle darin enthaltenen Angaben für ein bestimmtes Verfahren ausreichen. Die deutsche Stelle kann zusätzlich eine aktuelle Urkunde, einen Identitätsnachweis oder weitere Personenstandsurkunden verlangen.

Häufige Fehler und wie sie sich vermeiden lassen

Viele Verzögerungen entstehen nicht durch die Apostille selbst, sondern durch eine unpassende Urkunde oder eine unklare Abstimmung zwischen den beteiligten Stellen. Besonders häufig sind folgende Fehler:

• Die falsche Urkundenart: Eine Bescheinigung wird eingereicht, obwohl ein vollständiger Auszug oder eine beglaubigte Abschrift verlangt wird.
• Unzuständige Apostillenstelle: Die Apostille wird bei einer Stelle beantragt, die für diese Dokumentart oder Region nicht zuständig ist.
• Veraltetes Dokument: Die empfangende Behörde verlangt eine aktuelle Ausstellung, obwohl die vorgelegte Urkunde formal noch gültig wirkt.
• Unvollständige Übersetzung: Die Apostille, Stempel oder Randvermerke werden nicht mitübersetzt.
• Verwechslung mit Anerkennung: Eine apostillierte Urkunde wird als automatisch anerkannter Abschluss oder als verbindlicher Rechtsnachweis verstanden.
• Namensabweichungen: Unterschiedliche Schreibweisen in griechischer und lateinischer Schrift werden nicht rechtzeitig geklärt.

Eine Checkliste mit Dokumenten, Ausstellungsdaten, Übersetzungsanforderungen und Einreichungsfrist schafft Übersicht. Bei wichtigen Verfahren sollte die Antwort der zuständigen Behörde schriftlich aufbewahrt werden. So lässt sich später nachvollziehen, welche Form der Urkunde verlangt wurde.

Checkliste für die Vorbereitung

Vor der Beantragung einer Apostille können Antragstellende die folgenden Fragen beantworten:

1. In welchem deutschen Verfahren wird das Dokument benötigt?
2. Welche deutsche Behörde, Hochschule, Arbeitgeberstelle oder sonstige Stelle nimmt es entgegen?
3. Wird eine Apostille ausdrücklich verlangt oder greift möglicherweise eine unionsrechtliche Ausnahme?
4. Ist das Dokument ein Original, eine beglaubigte Abschrift, eine notarielle Urkunde oder eine private Erklärung?
5. Welche griechische Behörde ist für diese Urkundenart und den Ausstellungsort zuständig?
6. Wie aktuell muss das Dokument sein?
7. Muss die Apostille selbst übersetzt werden?
8. Wird eine bestimmte Form der deutschen Übersetzung gefordert?
9. Ist zusätzlich eine Anerkennung oder Zeugnisbewertung erforderlich?
10. Gibt es unterschiedliche Schreibweisen bei Namen, Orten oder Datumsangaben?

Die Antworten sollten vor der Übersetzung und vor der Terminvereinbarung gesammelt werden. Besonders bei Eheschließungen, Studienbewerbungen, Aufenthaltsverfahren und Erbsachen können mehrere Dokumente mit jeweils eigenen Anforderungen zusammenkommen.

FAQ: Häufige Fragen zur Apostille griechischer Dokumente

Wie lange ist eine Apostille gültig?

Das Haager Übereinkommen sieht keine allgemeine Ablaufdauer der Apostille vor. Die deutsche Stelle kann jedoch eine aktuelle Urkunde oder einen bestimmten Ausstellungszeitraum verlangen. Deshalb ist die Gültigkeit des gesamten Dokumentenpakets und nicht nur der Apostille zu prüfen.

Kann jedes griechische Dokument eine Apostille erhalten?

Nein. Die Apostille ist für öffentliche Urkunden vorgesehen. Bei privaten Dokumenten muss zunächst geprüft werden, ob eine notarielle oder andere amtliche Form hergestellt werden kann. Außerdem muss die ausstellende und die Apostille erteilende Stelle zuständig sein.

Braucht ein griechisches Dokument für Deutschland immer eine deutsche Übersetzung?

Nicht zwingend in jedem Verfahren. Die empfangende Stelle kann jedoch eine Übersetzung verlangen. Bei mehrsprachigen EU-Urkunden können besondere Erleichterungen gelten. Für Zeugnisse, notarielle Dokumente und Gerichtsunterlagen sollte die Übersetzungsfrage vorab geklärt werden.

Ersetzt die Apostille die Anerkennung eines griechischen Abschlusses?

Nein. Sie bestätigt die Echtheit bestimmter formaler Merkmale der Urkunde. Die Bewertung oder Anerkennung eines Schul-, Hochschul- oder Berufsabschlusses erfolgt in einem getrennten Verfahren bei der jeweils zuständigen Stelle.

Was ist bei einer Namensabweichung zu tun?

Abweichungen zwischen griechischer und lateinischer Schreibweise sollten vor der Einreichung mit der zuständigen Behörde geklärt werden. Je nach Ursache können zusätzliche Personenstandsurkunden, ein Identitätsnachweis oder eine erläuternde Bescheinigung erforderlich sein.